Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
РЕГЛАМЕНТ
КРЕМЕНЧУЦЬКОГО РАЙОННОГО СУДУ ПОЛТАВСЬКОЇ ОБЛАСТІ
1.1. Регламент Кременчуцького районного суду Полтавської області (далі – суд) - це локальний нормативний акт, розроблений на підставі чинного законодавства України, який з урахуванням службових обов'язків, правил внутрішнього трудового розпорядку, правил внутрішнього службового розпорядку визначає завдання суду, порядок здійснення правосуддя і судочинства, основні напрямки судової діяльності, вимоги до підбору персоналу та функціональні обов'язки посадових осіб.
1.2. Затвердження та скасування Регламенту, а також внесення до нього змін та доповнень здійснюється наказом голови суду.
1.3. Дотримання вимог Регламенту є обов’язковим для всіх працівників суду.
1.4. Регламент передбачає механізм здійснення таких напрямів діяльності суду:
- засади організації діяльності суду;
- планування і організація роботи суду;
- порядок підготовки і проведення нарад;
- розпорядок та внутрішній режим роботи суду;
- організація роботи з персоналом;
- організація роботи з документами;
- контрольно-координаційна діяльність суду;
- порядок роботи із зверненнями громадян;
- порядок складання статистичної звітності та аналізування роботи суду;
- порядок зберігання та використання печаток і штампів суду;
- підготовка документів для подальшого зберігання та використання.
2.1. Кременчуцький районний суд Полтавської області очолює голова суду.
До начальницького складу суду входять: голова суду, керівник апарату суду та заступник керівника апарату суду.
2.2. Голова суду:
1) представляє суд як орган державної влади у зносинах з іншими органами державної влади, органами місцевого самоврядування, фізичними та юридичними особами;
2) контролює ефективність діяльності апарату суду, погоджує призначення на посаду керівника апарату суду, заступника керівника апарату суду, а також вносить подання про застосування до керівника апарату суду, його заступника заохочення або накладення дисциплінарного стягнення відповідно до законодавства;
3) видає на підставі акта про призначення судді на посаду, переведення судді, звільнення судді з посади, а також у зв’язку з припиненням повноважень судді відповідний наказ;
4) повідомляє Вищу кваліфікаційну комісію суддів України та Державну судову адміністрацію України, а також через веб-портал судової влади про вакантні посади суддів у суді у триденний строк з дня їх утворення;
5) забезпечує виконання рішень зборів суддів;
6) організовує ведення в суді судової статистики та інформаційно-аналітичне забезпечення суддів з метою підвищення якості судочинства;
7) сприяє виконанню вимог щодо підвищення кваліфікації суддів;
8) вносить на розгляд зборів суду пропозиції щодо кількості та персонального складу слідчих суддів;
9) здійснює інші повноваження, визначені законом.
Голова суду з питань, що належать до його адміністративних повноважень, видає накази і розпорядження.
У разі відсутності голови суду його адміністративні повноваження здійснює суддя, який має більший стаж роботи на посаді судді.
2.3. Організаційне забезпечення роботи суду здійснює його апарат, який очолює керівник апарату, який призначається на посаду та звільняється з посади, за погодженням з головою суду, наказом керівника територіального управління Державної судової адміністрації України в Полтавській області за поданням голови суду.
2.4. Керівник апарату суду:
- здійснює безпосереднє керівництво апаратом суду, забезпечує організованість та злагодженість у роботі підрозділів суду, працівників апарату суду, їх взаємодію у виконанні завдань, покладених на апарат суду щодо організаційного забезпечення діяльності суду;
- взаємодіє з територіальним управлінням державної судової адміністрації України в Полтавській області, правоохоронними та іншими державними органами, органами місцевого самоврядування, органами суддівського самоврядування, іншими установами й організаціями, засобами масової інформації з питань забезпечення діяльності суду;
- організовує ведення діловодства в суді відповідно до Інструкції з діловодства;
- здійснює контроль за виконанням плану роботи суду;
- проводить виробничі наради та загальні збори державних службовців;
- організовує планування роботи з персоналом суду;
- призначає на посаду та звільняє з посади працівників апарату суду, застосовує до них заохочення та накладає дисциплінарні стягнення, в тому числі організовує проведення конкурсу на зайняття вакантних посад державної служби категорії "В", забезпечує прозорість і об’єктивність такого конкурсу відповідно до вимог Закону «Про державну службу»;
- у межах своїх повноважень видає накази з основної діяльності суду щодо апарату суду, з адміністративно - господарських питань, про дисциплінарні стягнення, відрядження працівників суду, про надання відпусток працівникам суду, з особового складу щодо працівників апарату суду, щодо функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї;
- забезпечує планування службової кар’єри, планове заміщення посад державної служби підготовленими фахівцями згідно з вимогами до професійної компетентності та стимулює просування по службі;
- присвоює ранги державним службовцям, які займають посади державної служби категорії "В";
- забезпечує підвищення кваліфікації державних службовців;
- здійснює планування навчання персоналу суду;
- здійснює контроль за дотриманням виконавської та службової дисципліни;
- створює належні для роботи умови та їх матеріально-технічне забезпечення;
- інформує збори суддів суду про свою діяльність;
- здійснює інші повноваження з організації роботи апарату суду.
2.5. Заступник керівника апарату суду призначається на посаду та звільняється з посади, за погодженням з головою суду, наказом керівника територіального управління Державної судової адміністрації України в Полтавській області за поданням голови суду.
2.6. Розмежування обов’язків між керівником апарату та його заступником, визначення ступеня їх відповідальності регулюється посадовими інструкціями, внутрішніми наказами керівника апарату суду та Положенням про апарат суду.
2.7. Структура і штатна чисельність апарату суду за погодженням із головою суду затверджуються територіальним управлінням Державної судової адміністрації України в Полтавській області.
В апараті суду утворюється канцелярія, яка щоденно протягом робочого часу суду забезпечує прийняття та реєстрацію документів, що подаються до суду. Канцелярія також виконує інші завдання, визначені положенням, затвердженим керівником апарату суду.
До штату апарату суду входять: старший секретар суду, секретарі суду, секретарі судового засідання, консультант суду (по роботі з персоналом), судовий розпорядник, архіваріус, діловод суду, головний спеціаліст з інформаційних технологій та помічники суддів, які виконують функції патронатної служби.
2.8. Кременчуцький районний суд Полтавської області відноситься до місцевого загального суду.
Здійснюючи правосуддя, суд є незалежним від будь-якого незаконного впливу. Суд здійснює правосуддя на основі Конституції і законів України та на засадах верховенства права.
2.9. Втручання у здійснення правосуддя, вплив на суд або суддів у будь-який спосіб, неповага до суду чи суддів, збирання, зберігання, використання і поширення інформації усно, письмово або в інший спосіб з метою дискредитації суду або впливу на безсторонність суду, заклики до невиконання судових рішень забороняються і мають наслідком відповідальність, установлену законом.
2.10. Суддя розглядає справи, розподілені автоматично за допомогою автоматизованої системи документообігу суду. На розподіл судових справ між суддями не може впливати бажання судді чи будь-яких інших осіб.
2.11. Ніхто не може бути позбавлений права на розгляд його справи в суді, до юрисдикції якого вона віднесена процесуальним законом.
2.12. Правосуддя в Україні здійснюється на засадах рівності всіх учасників судового процесу перед законом і судом незалежно від раси, кольору шкіри, політичних, релігійних та інших переконань, статі, етнічного та соціального походження, майнового стану, місця проживання, мовних та інших ознак.
Суд створює такі умови, за яких кожному учаснику судового процесу гарантується рівність у реалізації наданих процесуальних прав та у виконанні процесуальних обов’язків, визначених процесуальним законом.
2.13. Кожному гарантується захист його прав, свобод та інтересів у розумні строки незалежним, безстороннім і справедливим судом, утвореним законом.
Іноземці, особи без громадянства та іноземні юридичні особи мають право на судовий захист в Україні нарівні з громадянами і юридичними особами України.
Доступність правосуддя для кожної особи забезпечується відповідно до Конституції України та в порядку, встановленому законами України.
2.14. Cудові рішення, судові засідання та інформація щодо справ, які розглядаються судом, є відкритими, крім випадків, установлених законом. Ніхто не може бути обмежений у праві на отримання в суді усної або письмової інформації про результати розгляду його судової справи. Будь-яка особа має право на вільний доступ до судового рішення в порядку, встановленому законом.
2.15. При розгляді справ перебіг судового процесу фіксується технічними засобами в порядку, встановленому законом.
Учасникам судового процесу на підставі судового рішення забезпечується можливість брати участь у судовому засіданні в режимі відеоконференції у порядку, встановленому законом. Обов’язок забезпечити проведення відеоконференції покладається на суд, який отримав судове рішення про проведення відеоконференції, незалежно від спеціалізації та інстанції суду, який прийняв таке рішення.
2.16. Для вирішення питань внутрішньої діяльності суду відповідно до чинного законодавства діє суддівське самоврядування.
2.17. Судочинство і діловодство в суді проводяться державною мовою.
Суд забезпечує рівність прав громадян у судовому процесі за мовною ознакою.
Суд використовує державну мову в процесі судочинства та гарантує право громадян на використання ними в судовому процесі рідної мови або мови, якою вони володіють.
2.18. Символами судової влади є державні символи України – Державний Герб України і Державний Прапор України.
Суддя здійснює правосуддя в мантії та з нагрудним знаком.
Суд як державний орган має печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням.
2.19. Справи в суді розглядаються суддею одноособово, а у випадках, визначених процесуальним законом, - колегією суддів, а також за участю присяжних. Суддя, який розглядає справу одноособово, діє як суд.
2.20. Судовий розгляд справ здійснюється в залі судового засідання. В зв’язку з наявністю в приміщенні суду лише одного залу судового засідання для розгляду кримінальних проваджень, судові засідання, під час зайнятості цього залу, можуть проводитись в кабінетах суддів, які є малими залами судового засідання та обладнані відповідними технічними засобами фіксації судового процесу.
2.21. Судове рішення, яким закінчується розгляд справи в суді, ухвалюється іменем України. Судові рішення, що набрали законної сили, є обов’язковими до виконання усіма органами державної влади, органами місцевого самоврядування, їх посадовими та службовими особами, фізичними і юридичними особами, їх об’єднаннями на всій території України. Невиконання судових рішень тягне за собою відповідальність, установлену законом.
2.22. Учасники судового процесу та інші особи у випадках і порядку, встановлених процесуальним законом мають право на апеляційне та касаційне оскарження судового рішення, а також на перегляд справи Верховним Судом України.
3.1. Суд проводить свою роботу згідно з планом, розробленим за його основними напрямами діяльності на півріччя.
3.2. Узагальнення пропозицій і підготовка проекту плану роботи суду здійснюється керівником апарату суду за дорученням голови суду.
3.3. Погоджені керівником апарату суду пропозиції до проекту плану подаються голові суду не пізніше як за 15 днів до початку півріччя.
3.4. У плані роботи визначається:
- перелік завдань (заходів), що повинні бути виконані;
- відповідальні за виконання завдань (заходів);
- строки виконання завдань (заходів) та відмітка про їх виконання.
3.5. План роботи включає основні напрямки роботи суду:
- організаційна робота;
- заходи по аналітичній роботі суду;
- заходи по фінансовому та матеріально-технічному забезпеченню;
- заходи у сфері управління персоналом;
- заходи по інформаційному забезпеченню;
- заходи по профілактичній роботі;
- систематизація законодавства;
- заходи по веденню архівної справи.
3.6. План роботи суду доводиться до відома суддів та працівників апарату суду та затверджується головою суду.
3.7. Контроль за виконанням плану роботи суду здійснюється керівником апарату суду. Відповідальність за виконання плану роботи несуть визначені виконавці.
4.1. Наради проводяться згідно з планом роботи суду за його основними напрямами діяльності на півріччя.
4.2. Планові наради суддів проводяться 1 раз на тиждень - щопонеділка головою суду. Планові наради працівників апарату суду проводяться 1 раз на тиждень – щоп’ятниці керівником апарату суду.
4.3. Позапланові наради проводяться головою суду в разі потреби. Кожна нарада контролюється керівником апарату суду.
4.4. Порядок проведення зборів суддів визначається Положенням про збори суддів Кременчуцького районного суду Полтавської області.
Збори суддів - зібрання суддів суду, на якому вони обговорюють питання внутрішньої діяльності цього суду та приймають колективні рішення з обговорюваних питань.
Збори суддів скликаються у разі необхідності, але не рідше одного разу на три місяці.
4.5. На нараді працівники суду звітують керівнику апарату суду про виконану за попередній тиждень роботу. Керівник апарату дає необхідні вказівки та завдання, які стосуються роботи суду, а також знайомить працівників суду з наказами та іншими керуючими розпорядженнями вищестоящих органів.
Крім виробничих нарад з працівниками апарату суду проводяться загальні збори трудового колективу та загальні збори державних службовців.
При необхідності можуть бути проведені позапланові виробничі наради працівників суду.
4.6. Кожна нарада протоколюється секретарем оперативної наради. Протоколи підписуються головуючим та секретарем оперативної наради.
5.1. Тривалість робочого часу для суддів і працівників апарату суду визначається відповідно до законодавства про працю з урахуванням особливостей, передбачених Законами України «Про судоустрій і статус суддів», «Про державну службу», а також Правилами внутрішнього трудового розпорядку, Правилами внутрішнього службового розпорядку і цим Регламентом.
5.2. Для суддів та працівників апарату суду встановлюється п'ятиденний робочий тиждень із двома вихідними днями (субота та неділя).
Тривалість робочого часу становить 40 годин на тиждень (за винятком випадків, передбачених чинним законодавством України).
В Кременчуцькому районному суді Полтавської області встановлено такий розпорядок роботи:
– з понеділка по четвер з 8:00 год. до 17:00 год.;
– у п'ятницю з 8:00 год. до 15:45 год.
Перерва для відпочинку і харчування триває:
– з 12:00 год. до 12:45 год.
5.3. Працівники суду використовують час перерви на свій розсуд, на цей час вони можуть відлучатися з місця роботи.
5.4. Відповідно до ст. 73 Кодексу законів про працю України напередодні святкових і неробочих днів тривалість робочого дня скорочується на одну годину.
5.5. Для виконання невідкладної і непередбаченої роботи працівники апарату суду зобов'язані на підставі відповідного розпорядження, наказу голови суду чи керівника апарату суду з'явитися на службу у вихідні, святкові та неробочі дні, робота в які компенсується згідно з чинним трудовим законодавством України.
5.6. Ведення обліку робочого часу в суді забезпечується консультантом суду (по роботі з персоналом) через табель обліку використання робочого часу на суддів і працівників апарату суду.
Табель обліку використання робочого часу підписується консультантом суду (по роботі з персоналом) та головою суду і у визначений термін надається до територіального управління Державної судової адміністрації в Полтавській області.
5.7. Перебування у робочий час суддів та працівників апарату суду за межами приміщення суду, з метою вирішення службових чи особистих питань, попередньо погоджується з головою суду чи керівником апарату суду.
5.8. Детальні положення даного розділу регулюються Правилами внутрішнього трудового розпорядку затвердженими на загальних зборах трудового колективу суду та Правилами внутрішнього службового розпорядку затвердженими на загальних зборах державних службовців.
6.1. Робота з персоналом має проводитися з дотриманням положень Конституції України, Законів України, Постанов Верховної Ради та Кабінету Міністрів України, а також указів, розпоряджень Президента України, наказів ДСА України та територіального управління ДСА України в Полтавській області.
6.2. Контроль за організацією роботи з персоналом, а також веденням кадрового діловодства здійснюється керівником апарату суду.
6.3. Ведення кадрового діловодства в суді здійснюється консультантом суду (по роботі з персоналом).
6.4. Працівники суду приймаються на роботу згідно положень КЗпП України та державні службовці з дотриманням положень Закону України "Про державну службу". Порядок прийняття та звільнення помічників суддів регулюється Положенням «Про помічника судді суду загальної юрисдикції».
6.5. Проведення конкурсу на заміщення вакантних посад в апараті суду регламентується Порядком проведення конкурсу на заняття посад державної служби, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 25.03.2016 року № 246.
Порядок визначає процедуру проведення конкурсу на зайняття вакантної посади державної служби, метою якого є добір осіб, здатних професійно виконувати посадові обов’язки.
6.6. Рішення про оголошення конкурсу на зайняття вакантної посади державної служби приймається керівником апарату суду за наявності вакантної посади державного службовця.
Конкурс проводиться поетапно:
1) прийняття рішення про оголошення конкурсу;
2) оприлюднення рішення про оголошення конкурсу;
3) приймання документів від осіб, які бажають взяти участь у конкурсі;
4) попередній розгляд поданих документів на відповідність встановленим законом вимогам;
5) проведення тестування та визначення його результатів;
6) проведення співбесіди та визначення її результатів;
7) проведення підрахунку результатів конкурсу та визначення переможця конкурсу та другого за результатами конкурсу кандидата;
8) оприлюднення результатів конкурсу.
Оголошення про проведення конкурсу на вакантну посаду державної служби оприлюднюється на офіційному веб-сайті суду та Нацдержслужби.
6.7. Конкурс на зайняття вакантних посад державної служби категорії “В” проводить конкурсна комісія, утворена керівником апарату суду.
Конкурсна комісія утворюється у складі не менше п’яти осіб.
6.8. В акті про призначення на посаду керівник апарату може встановити випробування з метою перевірки відповідності державного службовця займаній посаді із зазначенням його строку.
При призначенні особи на посаду державної служби вперше встановлення випробування є обов’язковим. Випробування при призначенні на посаду державної служби встановлюється строком до шести місяців.
У разі незгоди особи з рішенням про встановлення випробування вона вважається такою, що відмовилася від зайняття посади державної служби. У такому разі застосовується відкладене право другого за результатами конкурсу кандидата на зайняття вакантної посади державної служби. Якщо конкурсною комісією такого кандидата не визначено, проводиться повторний конкурс.
Якщо державний службовець у період випробування був відсутній на роботі у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, перебуванням у додатковій відпустці у зв’язку з навчанням або з інших поважних причин, строк випробування продовжується на відповідну кількість днів, протягом яких він фактично не виконував посадові обов’язки.
Керівник апарату має право звільнити державного службовця з посади до закінчення строку випробування у разі встановлення невідповідності державного службовця займаній посаді на підставі пункту 2 частини першої статті 87 Закону України «Про державну службу». Керівник апарату суду попереджає державного службовця про звільнення у письмовій формі не пізніш як за сім календарних днів із зазначенням підстав невідповідності займаній посаді.
У разі якщо строк випробування закінчився, а державного службовця не ознайомлено з наказом про його звільнення з посади державної служби, він вважається таким, що пройшов випробування.
6.9. З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійного рівня і ділових якостей осіб, які претендують на посади державних службовців, може проводитися в установленому порядку стажування терміном до двох місяців із збереженням заробітної плати за основним місцем роботи.
6.10. Особи, які вперше призначаються на посаду державного службовця, приймають Присягу державного службовця відповідно до статті 36 Закону України "Про державну службу".
Власноруч підписаний текст Присяги зберігається в особовій справі.
6.11. Державним службовцям, які займають посади державної служби категорії "В", присвоюються 6, 7, 8, 9 ранги.
Ранги державних службовців присвоюються одночасно з призначенням на посаду державної служби, а в разі встановлення випробування - після закінчення його строку. Державному службовцю, який вперше призначається на посаду державної служби, присвоюється найнижчий ранг у межах відповідної категорії посад.
Черговий ранг у межах відповідної категорії посад присвоюється державному службовцю через кожні три роки з урахуванням результатів оцінювання його службової діяльності.
Протягом строку застосування дисциплінарного стягнення, а також протягом шести місяців з дня отримання державним службовцем негативної оцінки за результатами оцінювання службової діяльності черговий ранг державному службовцю не присвоюється.
За особливі досягнення або за виконання особливо відповідальних завдань державному службовцю може бути достроково присвоєно черговий ранг.
Дострокове присвоєння чергового рангу може здійснюватися не раніше ніж через один рік після присвоєння попереднього рангу.
За сумлінну службу державному службовцю у зв’язку з виходом на пенсію присвоюється черговий ранг поза межами відповідної категорії посад.
У разі переходу на посаду нижчої категорії або звільнення з державної служби за державним службовцем зберігається раніше присвоєний йому ранг.
В особовій справі та трудовій книжці державного службовця робиться запис про присвоєння, зміну та позбавлення рангу державного службовця.
6.12. Відповідно до Закону України «Про відпустки» працівники суду щорічно подають консультанту суду (по роботі з персоналом) для узагальнення пропозиції для складання графіка відпусток, який затверджується керівником апарату суду і доводиться до відома усіх працівників апарату суду.
Суддям надається щорічна оплачувана відпустка тривалістю 30 робочих днів з виплатою, крім суддівської винагороди, допомоги на оздоровлення в розмірі посадового окладу. Суддям, які мають стаж роботи більше 10 років, надається додаткова оплачувана відпустка тривалістю 15 календарних днів.
Графік надання відпусток суддям затверджується головою суду.
Контроль за дотримання графіка відпусток та оформлення документів, пов‘язаних з ними, здійснюється консультантом суду (по роботі з персоналом).
6.13. Результати службової діяльності державних службовців щороку підлягають оцінюванню для визначення якості виконання поставлених завдань, а також з метою прийняття рішення щодо преміювання, планування їхньої кар’єри, виявлення потреби у професійному навчанні.
Оцінювання результатів службової діяльності проводиться на підставі показників результативності, ефективності та якості, визначених з урахуванням посадових обов’язків державного службовця, а також дотримання ним правил етичної поведінки та вимог законодавства у сфері запобігання корупції.
6.14. Для підвищення кваліфікаційного рівня працівників апарату суду організовуються та проводяться навчання.
6.15. На кожного працівника суду заводиться особова справа, яка оформлюється у відповідності до вимог Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженого наказом Національного агентства України з питань державної служби 22.03.2016 № 64.
6.16. Ведення особових справ працівників суду здійснюється консультантом суду (по роботі з персоналом).
7.1. Загальні положення:
7.1.1. Робота з документами здійснюється на підставі вимог Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, вимог ДСТУ 4163-2003 (Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів - Київ 2004 р.), Положення про автоматизовану систему документообігу суду та у відповідності до інших нормативно-правових актів України і внутрішніх Положень, розпоряджень адміністрації суду.
7.1.2. Порядок організації роботи з документами, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави або з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснюється в установленому законодавством порядку та регулюється внутрішніми Положеннями, розпорядженнями, наказами.
7.1.3. Відповідальність за організацію і загальний стан роботи з документацією в суді покладається на керівника апарату суду та його заступника (відповідно до розподілу обов’язків). Контроль здійснює голова суду.
7.1.4. До основних видів роботи з документами належать :
- реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції;
- реєстрація та облік судових справ і матеріалів;
- відправлення вихідної кореспонденції;
- формування судових справ;
- підготовка та погодження документації розпорядчої діяльності;
- організація та здійснення контролю за виконанням документів;
- складання номенклатури та формування справ;
- підготовка справ до архівного зберігання та користування архівною документацією;
- ведення обліку, зберігання та використання бланків, печаток і штампів.
7.1.5. Номенклатура справ розробляється керівником апарату суду щорічно відповідно до вимог Інструкції з діловодства та з дотриманням методичних рекомендацій і Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.
7.1.6. Номенклатура справ суду затверджується головою суду після схвалення експертною комісією суду та погодження експертно - перевірною комісією відповідного державного архіву один раз на п’ять років або невідкладно в разі істотних змін і вводиться в дію з початку нового календарного року.
7.1.7. Усі документи, що відносяться до діяльності суду формуються у справи відповідно до затвердженої номенклатури суду.
7.1.8. Судові справи та управлінська документація з часу створення (надходження) і до передання їх в архів суду зберігаються за місцем формування справ згідно із затвердженою номенклатурою справ.
7.1.9. Закінчені діловодством документи групуються в справи відповідно до номенклатури справ суду і по закінченню року посадові особи, які відповідають за діловодство суду, проводять підготовку справ до архівного зберігання і опрацьовують систематизацію документів у справах, здійснюють попереднє оформлення справ. Одночасно з підготовкою документів до зберігання проводиться відбір документів, що підлягають знищенню.
7.1.10. Особові справи суддів та працівників апарату суду до передання їх в архів суду зберігаються у консультанта суду (по роботі з персоналом).
7.2. Документація розпорядчої діяльності:
7.2.1. Розпорядча діяльність в суді здійснюється головою суду та керівником апарату суду, які у межах своєї компетенції на основі і у відповідності до законодавства видають накази, розпорядження, доручення, затверджують положення, правила, інструкції, що є обов‘язковими до виконання усіма суддями та працівниками апарату суду.
7.2.2. Усі накази керівника апарату суду реєструються в журналі реєстрації наказів суду за відповідними категоріями.
7.2.3. Підготовка проектів наказів, розпоряджень здійснюється відповідно до чинного законодавства, Інструкції з діловодства та методичних рекомендацій консультантом суду (по роботі з персоналом).
7.2.4. Накази розподіляються за окремими групами:
1) з основної діяльності;
2) з кадрових питань (про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, застосування стягнення тощо);
3) про надання відпусток;
4) з адміністративно-господарських питань (про преміювання, відрядження, виконання обов’язків тощо).
7.2.5. Накази суду набувають чинності з моменту їх підписання або в інший термін, передбачений відповідним наказом.
7.2.6. Ознайомлення з наказами забезпечує консультант суду (по роботі з персоналом).
7.2.7. Скасування, зміна раніше виданих наказів, розпоряджень погоджується із відповідними посадовими особами суду з якими погоджувалися документи, що скасовуються чи змінюються. Зміни до наказів суду вносяться тільки наказами.
7.2.8. Положення про апарат суду розробляється керівником апарату суду і є відомчим нормативно – правовим актом, який затверджується рішенням зборів суддів, погоджується керівником територіального управління ДСА України в Полтавській області та доводиться до відома працівників апарату суду.
7.2.9. Положення про структурні підрозділи (відділи, сектори) апарату суду розробляються керівником апарату та затверджуються наказом голови суду.
7.2.10. В положеннях повинні бути визначені і конкретизовані головні завдання та функції апарату, підрозділу (відділу, сектору), права і відповідальність працівників, взаємовідносини з іншими підрозділами, службами, посадовими особами та суддями суду.
7.2.11. Положення про апарат суду та його структурні підрозділи, відділи повинні включати такі розділи:
7.2.12. Положення переглядається у разі зміни назви або організаційної структури підрозділу, при доповненні завдань, функцій, прав, обов’язків, відповідальності працівників апарату суду, в інших випадках.
7.2.13. Посадові інструкції працівників апарату суду розробляються консультантом суду (по роботі з персоналом) виходячи з вимог, що ставляться до певної посадової особи та розподілу обов’язків між працівниками апарату суду, затверджуються керівником апарату суду та погоджуються головою суду.
7.3. Порядок розгляду та проходження документів:
7.3.1. Уся кореспонденція, судові справи і матеріали, що надходять на адресу суду, проходить обов’язкову реєстрацію відповідно до вимог Інструкції з діловодства та Положення про автоматизовану систему документообігу суду.
7.3.2. Діловод суду несе відповідальність за правильність реєстрації, електронного документування і дотримання порядку проходження усієї вхідної та вихідної документації.
7.3.3. Контроль за правильністю реєстрації, електронного документування і дотримання порядку проходження усієї вхідної та вихідної документації по канцелярії суду покладено на старшого секретаря суду.
7.3.4. Після реєстрації та відповідного документального оформлення кореспонденції, судових справ і матеріалів здійснюється їх групування по адресатам відповідно до вимог Інструкції з діловодства.
7.3.5. Документи з питань діяльності суду, які безпосередньо не стосуються розгляду справ, передаються голові суду чи керівнику апарату суду для попереднього розгляду і резолюції.
7.3.6. Розгляд документів головою суду чи керівником апарату здійснюється, як правило в день надходження. На документи накладаються резолюції з конкретними вказівками, визначаються виконавці, зміст доручення, терміни виконання та ставиться дата й підпис керівника.
7.3.7. Своєчасне доведення документів до виконавців забезпечує підрозділ канцелярії суду в особі старшого секретаря суду.
7.3.8. Вхідні та вихідні документи виконуються у терміни, вказані у самих документах.
7.3.9. Відповідальність за виконання документів за змістом і термінами нарівні з безпосередніми виконавцями несуть особи, вказані в резолюції керівника.
7.3.10. Якщо терміни не визначені самим документом, вони встановлюються керівником у відповідності до вимог чинного законодавства.
7.3.11. Термінові документи, у яких не вказані дати виконання, за резолюцією керівника виконуються у триденний термін.
7.3.12. Усі інші документи, у яких не вказані дати виконання, за резолюцією керівника виконуються у тридцяти денний термін від дня його підписання (для внутрішніх документів), а для вхідної кореспонденції - у тридцяти денний термін від дня реєстрації але не пізніше термінів, визначених відповідним розділом Інструкції з діловодства (порядок реєстрації та розгляду скарг та звернень громадян регулюється розділом 9 цього Регламенту).
7.3.13. У випадку, коли резолюція передбачає ознайомлення з документом, що надійшов, керівників, суддів або працівників апарату суду, відповідальний виконавець здійснює ознайомлення вказаних осіб, що засвідчується їх підписами.
7.3.14. Якщо виконання документу доручено кільком виконавцям, координацію їх роботи здійснює виконавець, вказаний у резолюції першим (головний виконавець). Головний виконавець забезпечує якісне та своєчасне виконання доручення всіма співвиконавцями (надає копії документів, ставить чіткі завдання щодо змісту, форми та термінів надання належної інформація, вчинення відповідних дій, тощо).
7.3.15. З метою належного виконання доручень, головний виконавець за погодженням з керівником може залучати до виконання працівників апарату суду, які не зазначені в резолюції.
7.3.16. При зміні резолюції керівника стосовно головного виконавця або терміну виконання доручення, ця інформація доводиться до відома посадової особи відповідальної за реєстрацію документів з метою внесення змін до реєстраційної картки в автоматизованій системі документообігу суду.
7.3.17. Якщо завдання з об'єктивних причин не може бути виконане у визначений строк, керівник може продовжити термін виконання (якщо цей термін прямо не передбачений документом), про що повідомляється співвиконавцю та посадовій особі, відповідальній за реєстрацію документів для внесення змін до реєстраційної картки в автоматизованій системі документообігу суду.
7.3.18. У випадках, коли керівник не погоджується з проектом відповіді документа, проект разом із документом та зауваженнями до нього повертається виконавцеві для доопрацювання.
7.3.19. На розгляд голові суду, або особі, яка тимчасово виконує його обов'язки подаються:
- документи, які містять нормативно-правовий характер і стосуються діяльності суду в цілому;
- доручення щодо проведення статистичної, аналітичної та узагальнюючої практики роботи суддів та суду в цілому;
- депутатські запити та звернення народних депутатів;
- рішення, постанови, ухвали, накази, доручення, які містять організаційно-правовий характер і стосуються діяльності суддів та суду в цілому;
- скарги та звернення громадян, які містять організаційно-правовий характер і стосуються діяльності суддів та суду в цілому;
- рішення по наслідках розгляду скарг на дії суддів та посадових осіб суду;
- документи майнового, грошового, розрахункового і кредитного характеру щодо адміністративно-господарської діяльності суду;
- правові позиції Верховного суду України, рішення Європейського суду з прав людини;
- інші найбільш важливі документи (листи, звернення), які адресовані суду або особисто голові суду і стосуються управлінської діяльності суду.
7.3.20. На розгляд керівнику апарату суду або особі, яка тимчасово виконує його обов'язки подаються:
- документи, які містять нормативно-правовий характер і стосуються роботи з персоналом, кадрової роботи суду чи діяльності апарату суду;
- доручення щодо проведення актів звірок, аналітичні довідки щодо кадрової роботи та роботи канцелярії суду, що не несуть в собі інформації про суддів та суд в цілому;
- скарги, заяви та звернення громадян які містять організаційно-правовий характер і стосуються роботи канцелярії суду та ведення діловодства в суді;
- розпорядчі документи, доручення, листи, які містять адміністративно-господарський чи організаційно-правовий характер і стосуються діяльності апарату суду;
- рішення по наслідках розгляду скарг на дії працівників апарату суду;
- інші документи (листи, звернення), які адресовані керівнику апарату суду.
7.3.21. Керівнику апарату суду або особі, яка тимчасово виконує його обов'язки подаються на підпис:
- службові листи, доповідні записки, пропозиції, розпорядження, накази по апарату суду та документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру, які підготовлені для внутрішнього використання в апараті суду;
- аналітичні довідки, акти звірок щодо роботи з персоналом, кадрової роботи та роботи канцелярії суду;
- відповіді на скарги та звернення громадян які містять організаційно-правовий характер і стосуються роботи канцелярії суду та окремих працівників апарату суду;
- листи (замовлення, заявки, доручення), які містять адміністративно-господарський чи організаційно-правовий характер і стосуються діяльності апарату суду;
- інші документи (супровідні листи, заяви, звернення), які містять організаційно-правовий характер і стосуються ведення діловодства в суді та не несуть в собі інформації про роботу суддів та суд в цілому.
7.3.22. Голова суду або особа, яка тимчасово виконує його обов'язки має право підпису всієї вихідної кореспонденції суду, а також внутрішньої документації, яка містить адміністративно-господарський чи організаційно-правовий характер і стосується роботи суддів чи суду в цілому.
8.1. Контроль за організацію і за загальний стан роботи з документами в суді здійснює голова суду.
8.2. Контроль за виконанням наказів суду здійснюється посадовою особою визначеною в самому наказі, якщо в наказі не визначено особу, контроль здійснюється керівником, який видав наказ.
8.3. Відповідальність за своєчасне та якісне виконання доручень керівника несуть посадові особи, яким зазначені доручення надані.
8.4. Відповідальність за виконання доручень відповідно до резолюції керівника на вхідній кореспонденції несе безпосередньо посадова особа, яка згідно з резолюцією визначена його головним виконавцем. Головним виконавцем є особа, зазначена в переліку першою.
8.5. Документи з контрольними термінами заносяться до реєстраційної картки автоматизованої системи документообігу суду і ставляться на контроль відповідальною особою канцелярії суду, який триває до повного виконання вимог, вказаних в документі. Якщо документ не має конкретних термінів виконання і не містить обов’язків для реалізації заходів, він направляється для відома.
8.6. Відповідальна особа канцелярії суду оформивши реєстраційну картку передає документ до виконавця, вказаного у резолюції першим.
8.7. Після завершення роботи над документом виконавець передає документ з відміткою керівника про виконання відповідальній особі канцелярії суду, яка знімає документ з контролю вказавши в реєтраційній картці терміни виконання документа (фактичну дату виконання і результати виконання).
8.8. Документ вважається виконаним, якщо виконано всі пункти доручень. Датою виконання доручення, завдання є дата реєстрації в суді вихідного документу про виконання завдання, запиту, повідомлення про результати заінтересованих установ і осіб або іншого підтвердження виконання.
8.9. За невиконання у встановлені терміни контрольних завдань без поважних причин до виконавців можуть бути застосовані заходи дисциплінарного впливу або позбавлення премій (депреміювання). Підставою для підтвердження причин невиконання у встановлені терміни контрольних завдань є доповідна записка виконавця на ім’я керівника з відповідною його резолюцією.
8.10. Підставою для визначення виконавця, який підлягає депреміюванню за невиконання у встановлені терміни контрольного завдання, є реєстраційна картка, в якій вказується прізвище безпосереднього виконавця, строки виконання без фактичного виконання та результат виконання з відміткою «не виконано».
9.1. При роботі із зверненнями громадян суд керується Конституцією України, Законом України "Про звернення громадян", Указом Президента України «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», «Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації», затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року за № 348 та іншими документами.
9.2. Прийом звернень громадян здійснюється канцелярією суду, після чого вони передаються голові суду чи керівнику апарату суду для накладення відповідної резолюції.
9.3. Якщо викладені у зверненні питання не входять до компетенції суду, воно в 5-денний термін за підписом голови суду надсилається за належністю, про що повідомляється автор звернення.
9.4. Якщо звернення оформлене без дотримання вимог Закону України "Про звернення громадян" - такі звернення у 5 - денний термін за підписом голови суду чи керівника апарату суду повертаються заявнику з відповідними роз'ясненнями.
9.5. Підготовка проектів відповідей на звернення громадян, їх реєстрація та облік здійснюється працівником суду, на якого покладено даний обов’язок наказом керівника апарату суду.
9.6. Організація та контроль проходження звернень громадян покладається на керівника апарату суду.
9.7. Особистий прийом громадян здійснюється згідно затвердженого графіку прийому громадян, затвердженого головою суду.
Прийом проводиться регулярно у встановлені дні та години.
аналізування роботи суду
10.1. Організаційне забезпечення ведення судової статистики у суді здійснює керівник апарату суду.
10.3. У суді складаються квартальні, піврічні та річні статистичні звіти про роботу суду з розгляду кримінальних проваджень, цивільних, адміністративних справ та справ про адміністративні правопорушення.
11.3. Гербова печатка суду ставиться на документах у випадках, передбачених законодавством (копіях судових рішень, постановлених судом, актах виконаних робіт, відгуках на дисертації, що направляються до Департаменту атестації кадрів Міністерства освіти і науки України та на автореферати дисертацій, договорах про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, договорах підряду, оренди приміщень, про виконання робіт тощо, поданнях та клопотаннях про нагородження, титульних списках, урядових телеграмах, актах звірки розрахунків, журналах реєстрації довіреностей, листах щодо фінансових операцій (гарантійні, узгоджувальні тощо), розрахунках вихідної допомоги суддям, документах, що застосовуються у процесі виконання бюджету, інших документах, на яких наявність відбитку гербової печатки суду передбачена нормативно-правовими актами).
11.4. Відбитком малої гербової печатки суду засвідчуються посвідчення працівників апарату, документи суду з кадрової роботи, інші документи, визначені розпорядженням голови або керівника апарату суду.
11.5. Кутові штампи використовуються для маркування вихідної документації, якщо вона надсилається не на фірмових бланках, інші штампи використовуються канцелярією суду, щоб завіряти рішення суду, судові повістки, повідомлення та інше.
12.1. Підготовка виконаних документів до подальшого зберігання та використання є завершеним етапом діловодства. Основна мета впорядкування та зберігання виконаних документів - це створення умов для їх використання у довідковій роботі суду.
12.2. Підготовка виконавчих документів до подальшого зберігання та використання складається з :
- оформлення справ;
- опису документів постійного та тривалого зберігання;
- забезпечення зберігання документів;
- передачі документів до архіву.
12.3. Документи передаються до архіву суду відповідальними особами суду відповідно до вимог Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду.
12.4. Відповідальність за стан роботи архіву покладається на голову суду та керівника апарату суду.
Керівник апарату суду О.П. Демиденко
_03_03.png)
