Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
ЗАТВЕРДЖУЮ
Голова Кременчуцького районного суду
Полтавської області
________Олександр КОЛОТІЄВСЬКИЙ
Наказ від 20.05.2025 року № 31/ОД
РЕГЛАМЕНТ
КРЕМЕНЧУЦЬКОГО РАЙОННОГО СУДУ ПОЛТАВСЬКОЇ ОБЛАСТІ
1.1. Регламент Кременчуцького районного суду Полтавської області (далі – суд) є відомчим нормативно-правовим актом, розробленим на підставі чинного законодавства України, який з урахуванням службових обов'язків, правил внутрішнього трудового розпорядку, правил внутрішнього службового розпорядку визначає завдання суду, порядок здійснення правосуддя і судочинства, основні напрямки судової діяльності, вимоги до підбору персоналу та функціональні обов'язки посадових осіб.
1.2. Затвердження та скасування Регламенту, а також внесення до нього змін та доповнень здійснюється наказом голови суду.
1.3. Регламент передбачає механізм здійснення таких напрямів діяльності суду:
- засади організації діяльності суду;
- планування і організація роботи суду;
- порядок підготовки та проведення зборів суддів, загальних зборів і нарад;
- розпорядок та внутрішній режим роботи суду;
- організація роботи з персоналом;
- організація роботи з документами;
- організація розгляду звернень громадян та особистого прийому громадян в суді;
- ведення аналітично-статистичної роботи в суді;
- порядок зберігання та використання печаток і штампів;
- підготовка документів для подальшого зберігання та використання.
1.4. Регламент суду є обов’язковим для виконання працівниками апарату суду і суддями в частині, що їх стосується. Особи винні у порушенні Регламенту, можуть бути притягнуті до відповідальності у встановленому законодавством порядку.
1.5. Робота суду, апарату суду та його структурних підрозділів є відкритою і гласною, за винятком питань, що належать до службової, конфіденційної інформації. Порядок допуску відвідувачів до приміщень суду і доступу до публічної інформації суду регулюється Положеннями, Правилами, розпорядженнями та наказами голови суду та керівника апарату суду.
2.1. Кременчуцький районний суд Полтавської області очолює голова суду.
До адміністрації суду входять: голова суду, керівник апарату суду та заступник керівника апарату суду.
2.2. Голова суду:
1) представляє суд як орган державної влади у зносинах з іншими органами державної влади, органами місцевого самоврядування, фізичними та юридичними особами;
2) контролює ефективність діяльності апарату суду, погоджує призначення на посаду керівника апарату суду, заступника керівника апарату суду, а також вносить подання про застосування до керівника апарату суду, його заступника заохочення або накладення дисциплінарного стягнення відповідно до законодавства;
3) видає на підставі акта про призначення судді на посаду, переведення судді, звільнення судді з посади, а також у зв’язку з припиненням повноважень судді відповідний наказ;
4) повідомляє Вищу кваліфікаційну комісію суддів України та Державну судову адміністрацію України, а також через веб-портал судової влади про вакантні посади суддів у суді у триденний строк з дня їх утворення;
5) забезпечує виконання рішень зборів суддів;
6) організовує ведення в суді судової статистики та інформаційно-аналітичне забезпечення суддів з метою підвищення якості судочинства;
7) сприяє виконанню вимог щодо підвищення кваліфікації суддів;
8) вносить на розгляд зборів суду пропозиції щодо кількості та персонального складу слідчих суддів;
9) здійснює інші повноваження, визначені законом.
Голова суду з питань, що належать до його адміністративних повноважень, видає накази і розпорядження.
У разі відсутності голови суду його адміністративні повноваження здійснює суддя, який має більший стаж роботи на посаді судді.
2.3. Організаційне забезпечення роботи суду здійснює його апарат, який очолює керівник апарату суду, який призначається за погодженням голови суду на посаду та звільняється з посади наказом начальника територіального управління Державної судової адміністрації України в Полтавській області.
2.4. Керівник апарату суду:
1) здійснює безпосереднє керівництво апаратом суду, забезпечує організацію роботи структурних підрозділів суду, працівників апарату суду, їх взаємодію у виконанні завдань, покладених на апарат суду;
2) взаємодіє з Державною судовою адміністрацією України, територіальним управлінням Державної судової адміністрації України в Полтавській області, органами суддівського самоврядування, Службою судової охорони, органами державної влади, органами місцевого (окружного) самоврядування, іншими установами, підприємствами й організаціями, засобами масової інформації з питань забезпечення діяльності суду;
3) вживає заходів для забезпечення належних умов діяльності суду;
4) забезпечує підготовку планів роботи суду для затвердження головою суду, а також здійснює контроль за виконанням запланованих заходів;
5) координує здійснення організаційних заходів щодо підготовки зборів, оперативних нарад;
6) інформує збори суддів про свою діяльність, забезпечує виконання рішень зборів суддів з питань внутрішньої діяльності суду;
7) здійснює організаційне забезпечення ведення судової статистики, діловодства в суді, обліку та зберігання судових справ;
8) забезпечує функціонування Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи (до початку її функціонування – автоматизованої системи документообігу суду), автоматизованого розподілу справ між суддями;
9) здійснює організаційне забезпечення належної роботи бібліотеки суду;
10) забезпечує розроблення й подання на затвердження в установленому порядку структури та штатного розпису апарату суду, його штатної чисельності;
11) затверджує положення про структурні підрозділи апарату суду і посадові інструкції працівників апарату суду;
12) здійснює контроль за дотриманням працівниками апарату суду посадових інструкцій, положень про апарат суду та структурні підрозділи апарату суду, Правил внутрішнього службового розпорядку, Правил внутрішнього трудового розпорядку, Правил поведінки працівника суду, Загальних правил етичної поведінки державних службовців та посадових осіб місцевого самоврядування, правил техніки безпеки та вимог інших документів, які регламентують роботу суду;
13) забезпечує реалізацію єдиної державної політики у сфері державної служби, є керівником державної служби в апараті суду;
14) виконує функції роботодавця для працівників апарату суду, які не є державними службовцями;
15) забезпечує підвищення кваліфікації державних службовців апарату суду, працівників патронатної служби, працівників, які виконують функції з обслуговування;
16) здійснює контроль за дотриманням виконавської та службової дисципліни працівниками апарату суду;
17) заохочує працівників апарату суду та накладає на них дисциплінарні стягнення;
18) розглядає скарги на дії або бездіяльність державних службовців та інших працівників апарату суду;
19) виконує інші функції, пов'язані із забезпеченням діяльності суду.
2.5. У разі відсутності керівника апарату суду його повноваження здійснює заступник керівника апарату суду.
2.6. Заступник керівника апарату суду призначається за погодженням голови суду на посаду та звільняється з посади наказом начальника територіального управління Державної судової адміністрації України в Полтавській області.
2.7. Розмежування обов’язків між керівником апарату та його заступником, визначення ступеня їх відповідальності регулюється посадовими інструкціями, внутрішніми наказами керівника апарату суду та Положенням про апарат суду.
2.8. Розподіл обов’язків між структурними підрозділами суду встановлюється положеннями про структурні підрозділи суду, наказами голови суду та керівника апарату суду.
2.9. Працівники апарату суду діють на підставі посадових інструкцій розроблених для кожної з категорій посад (помічники суддів, державні службовці, службовці, робітники).
2.10. Структурні підрозділи суду діють на підставі положень, які визначають їх основні завдання, функції, права і відповідальність.
2.11. Структура і штатна чисельність апарату суду за погодженням із головою суду затверджуються територіальним управлінням Державної судової адміністрації України в Полтавській області.
В апараті суду утворюється канцелярія, яка щоденно протягом робочого часу суду забезпечує прийняття та реєстрацію документів, що подаються до суду. Канцелярія також виконує інші завдання, визначені положенням, затвердженим керівником апарату суду.
До штату апарату суду входять: помічники суддів, які виконують функції патронатної служби, головний спеціаліст з інформаційних технологій, головний спеціаліст по роботі з персоналом, старший секретар суду, секретарі судового засідання, секретарі суду, судовий розпорядник, діловоди суду, архіваріус і прибиральник службових приміщень.
2.12. Кременчуцький районний суд Полтавської області відноситься до місцевого загального суду.
Здійснюючи правосуддя, суд є незалежним від будь-якого незаконного впливу. Суд здійснює правосуддя на основі Конституції і законів України та на засадах верховенства права.
2.13. Втручання у здійснення правосуддя, вплив на суд або суддів у будь-який спосіб, неповага до суду чи суддів, збирання, зберігання, використання і поширення інформації усно, письмово або в інший спосіб з метою дискредитації суду або впливу на безсторонність суду, заклики до невиконання судових рішень забороняються і мають наслідком відповідальність, установлену законом.
2.14. Суддя розглядає справи, розподілені автоматично за допомогою автоматизованої системи документообігу суду за принципом вірогідності розподілу справ під час реєстрації в суді позовних заяв та інших матеріалів. Судді розглядають справи, одержані згідно з порядком розподілу судових справ. На розподіл судових справ між суддями не може впливати бажання судді чи будь-яких інших осіб.
2.15. Ніхто не може бути позбавлений права на розгляд його справи в суді, до юрисдикції якого вона віднесена процесуальним законом.
2.16. Правосуддя в Україні здійснюється на засадах рівності всіх учасників судового процесу перед законом і судом незалежно від раси, кольору шкіри, політичних, релігійних та інших переконань, статі, етнічного та соціального походження, майнового стану, місця проживання, мовних та інших ознак.
Суд створює такі умови, за яких кожному учаснику судового процесу гарантується рівність у реалізації наданих процесуальних прав та у виконанні процесуальних обов’язків, визначених процесуальним законом.
2.17. Кожному гарантується захист його прав, свобод та інтересів у розумні строки незалежним, безстороннім і справедливим судом, утвореним законом.
Іноземці, особи без громадянства та іноземні юридичні особи мають право на судовий захист в Україні нарівні з громадянами і юридичними особами України.
Доступність правосуддя для кожної особи забезпечується відповідно до Конституції України та в порядку, встановленому законами України.
2.18. Cудові рішення, судові засідання та інформація щодо справ, які розглядаються судом, є відкритими, крім випадків, установлених законом. Ніхто не може бути обмежений у праві на отримання в суді усної або письмової інформації про результати розгляду його судової справи. Будь-яка особа має право на вільний доступ до судового рішення в порядку, встановленому законом.
2.19. При розгляді справ перебіг судового процесу фіксується технічними засобами в порядку, встановленому законом.
Учасникам судового процесу на підставі судового рішення забезпечується можливість брати участь у судовому засіданні в режимі відеоконференції у порядку, встановленому законом. Обов’язок забезпечити проведення відеоконференції покладається на суд, який отримав судове рішення про проведення відеоконференції, незалежно від спеціалізації та інстанції суду, який прийняв таке рішення.
2.20. Для вирішення питань внутрішньої діяльності суду відповідно до чинного законодавства діє суддівське самоврядування.
2.21. Судочинство і діловодство в суді проводяться державною мовою.
Суд забезпечує рівність прав громадян у судовому процесі за мовною ознакою.
Суд використовує державну мову в процесі судочинства та гарантує право громадян на використання ними в судовому процесі рідної мови або мови, якою вони володіють.
2.22. Символами судової влади є державні символи України – Державний Герб України і Державний Прапор України.
Суддя здійснює правосуддя в мантії та з нагрудним знаком.
Суд як державний орган має печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням.
2.23. Справи в суді розглядаються суддею одноособово, а у випадках, визначених процесуальним законом - колегією суддів, а також за участю присяжних. Суддя, який розглядає справу одноособово, діє як суд.
2.24. Судовий розгляд справ здійснюється в залі судового засідання. В зв’язку з наявністю в приміщенні суду лише одного залу судового засідання для розгляду кримінальних проваджень, судові засідання, під час зайнятості цього залу, можуть проводитись в кабінетах суддів, які є малими залами судового засідання та обладнані відповідними технічними засобами фіксації судового процесу.
2.25. Судове рішення, яким закінчується розгляд справи в суді, ухвалюється іменем України. Судові рішення, що набрали законної сили, є обов’язковими до виконання усіма органами державної влади, органами місцевого самоврядування, їх посадовими та службовими особами, фізичними і юридичними особами, їх об’єднаннями на всій території України. Невиконання судових рішень тягне за собою відповідальність, установлену законом.
2.26. Учасники судового процесу та інші особи у випадках і порядку, встановлених процесуальним законом мають право на апеляційне та касаційне оскарження судового рішення, а також на перегляд справи Верховним Судом.
2.27. Особи, присутні в залі судового засідання, представники засобів масової інформації можуть проводити в залі судового засідання фотозйомку, відео та аудіо-запис з використанням портативних відео та аудіо-технічних засобів без отримання окремого дозволу суду, але з урахуванням обмежень, встановлених законом. Трансляція судового засідання здійснюється з дозволу суду. Якщо всі учасники справи беруть участь у судовому засіданні в режимі відеоконференції, здійснюється транслювання перебігу судового засідання в мержі Інтернет в обов’язковому порядку.
Проведення в залі судового засідання фотозйомки, відеозапису, а також трансляція судового засідання повинні здійснюватися без створення перешкод у веденні засідання і здійсненні учасниками судового процесу їхніх процесуальних прав. Суд може визначити місце в залі судових засідань, з якого має проводитися фотозйомка, відеозапис.
Для забезпечення ефективної системної взаємодії суду з засобами масової інформації (ЗМІ) та громадськістю, покращення співпраці зі ЗМІ у суді обрано суддю-спікера. У апараті суду є відповідальна особа, що забезпечує зв’язки із засобами масової інформації.
2.28. Порядок організації діяльності апарату суду, пов'язаний із здійсненням його повноважень, встановлюється Положенням про апарат суду, Правилами внутрішнього службового та трудового розпорядку суддів та працівників апарату суду.
3.1. Планування роботи суду за основними напрямками діяльності є одним із найважливіших чинників організаційного забезпечення виконання його функцій і здійснюється відповідно до річного плану роботи.
3.2. Планування роботи суду здійснюється шляхом складання плану роботи на рік, в який включаються загальні заходи для всього суду, заходи, які здійснюються апаратом суду та окремими посадовими особами суду, а також зміни та доповнення в планових завданнях.
3.3. Узагальнення пропозицій і підготовка проєкту плану роботи суду здійснюється керівником апарату суду.
3.4. У плані роботи визначається:
- перелік завдань (заходів), що повинні бути виконані;
- відповідальні за виконання завдань (заходів);
- строки виконання завдань (заходів) та відмітка про їх виконання.
3.5. План роботи включає основні напрямки роботи суду:
- організаційна робота;
- організаційні питання роботи канцелярії суду;
- заходи по аналітичній роботі суду;
- заходи по фінансовому та матеріально-технічному забезпеченню;
- заходи у сфері управління персоналом;
- заходи по інформаційному забезпеченню;
- заходи по комунікаційній роботі суду;
- заходи по профілактичній роботі;
- систематизація законодавства;
- заходи по веденню архівної справи.
3.6. План роботи суду доводиться до відома суддів та працівників апарату суду під підпис та затверджується наказом голови суду.
3.7. Контроль за виконанням плану роботи суду здійснюється керівником апарату суду. Відповідальність за виконання плану роботи несуть визначені виконавці.
4.1. Наради проводяться згідно з планом роботи суду за його основними напрямами діяльності на поточний рік.
4.2. Планові наради суддів проводяться 1 раз на тиждень - щопонеділка головою суду. Планові наради працівників апарату суду проводяться 1 раз на місяць – керівником апарату суду.
4.3. Позапланові наради проводяться головою суду та керівником апарату суду в разі потреби. Кожна нарада контролюється керівником апарату суду.
4.4. Порядок проведення зборів суддів визначається Положенням про збори суддів Кременчуцького районного суду Полтавської області.
Збори суддів - зібрання суддів суду, на якому вони обговорюють питання внутрішньої діяльності цього суду та приймають колективні рішення з обговорюваних питань.
Збори суддів скликаються за пропозицією голови суду або на вимогу не менше як третини від загальної (фактичної) кількості суддів суду у разі потреби.
4.5. На нараді працівників апарату суду обговорюються звіти за результатами роботи за місяць. Керівник апарату суду дає необхідні вказівки та завдання, які стосуються роботи суду, а також знайомить працівників суду з наказами й іншими керуючими розпорядженнями вищестоящих органів.
Крім оперативних нарад з працівниками апарату суду проводяться загальні збори трудового колективу та загальні збори державних службовців.
4.6. Рішення, прийняті на нарадах оформлюються протоколами. Протоколи підписуються головуючим та секретарем оперативної наради.
5.1. Тривалість робочого часу для суддів і працівників апарату суду визначається відповідно до законодавства про працю з урахуванням особливостей, передбачених Законами України «Про судоустрій і статус суддів», «Про державну службу», а також Правилами внутрішнього трудового розпорядку, Правилами внутрішнього службового розпорядку і цим Регламентом.
5.2. Для суддів та працівників апарату суду встановлюється п'ятиденний робочий тиждень із двома вихідними днями (субота та неділя).
Тривалість робочого часу становить 40 годин на тиждень (за винятком випадків, передбачених чинним законодавством України).
В Кременчуцькому районному суді Полтавської області встановлено такий розпорядок роботи:
– з понеділка по четвер з 8:00 год. до 17:00 год.;
– у п'ятницю з 8:00 год. до 15:45 год.
Перерва для відпочинку і харчування триває:
– з 12:00 год. до 12:45 год.
Вихідні дні: субота та неділя.
5.3. Працівники суду використовують час перерви на свій розсуд, на цей час вони можуть відлучатися з місця роботи.
5.4. Відповідно до статті 73 Кодексу законів про працю України напередодні святкових і неробочих днів тривалість робочого дня скорочується на одну годину. У випадку, коли святковий або неробочий день збігається з вихідним днем, вихідний день переноситься на наступний після святкового або неробочого.
5.5. Для розгляду невідкладних справ суддею, виконання невідкладних або непередбачуваних завдань працівники апарату суду зобов'язані за розпорядженням керівника апарату суду з'явитися на роботу у вихідні, святкові та неробочі дні, робота за які компенсується відповідно до чинного трудового законодавства.
За бажанням працівника, який працював у вихідний, святковий або неробочий день, йому може бути надано інший день відпочинку, який надається протягом місяця за заявою працівника апарату суду.
5.6. Ведення обліку робочого часу в суді забезпечується головним спеціалістом по роботі з персоналом через табель обліку використання робочого часу.
Табель обліку використання робочого часу підписується головним спеціалістом по роботі з персоналом та головою суду і у визначений термін надається до територіального управління Державної судової адміністрації в Полтавській області.
5.7. Відсутність працівника на робочому місці у фіксований час без поважних причин вважається порушенням трудової дисципліни.
5.8. Перебування у робочий час суддів та працівників апарату суду за межами приміщення суду, з метою вирішення службових чи особистих питань, попередньо погоджується з головою суду чи керівником апарату суду.
5.9. Детальні положення даного розділу регулюються Правилами внутрішнього трудового розпорядку, затвердженими на загальних зборах трудового колективу суду та Правилами внутрішнього службового розпорядку, затвердженими на загальних зборах державних службовців.
6.1. Робота з персоналом проводитися відповідно до положень Конституції України, Законів України, постанов Верховної Ради та Кабінету Міністрів України, а також указів, розпоряджень Президента України, наказів Державної судової адміністрації України, територіального управління Державної судової адміністрації України в Полтавській області та цього Регламенту.
6.2. Контроль за організацією роботи з персоналом, а також веденням кадрового діловодства здійснюється керівником апарату суду.
6.3. Ведення кадрового діловодства в суді здійснюється головним спеціалістом по роботі з персоналом.
6.4. Працівники апарату суду приймаються і звільняються з посад наказом керівника апарату суду. Всі кадрові накази щодо працівників апарату суду попередньо погоджуються керівником апарату суду.
6.5. Порядок призначення та звільнення керівника апарату суду та його заступника регулюється Законами України «Про державну службу», «Про судоустрій і статус суддів», Положеннями про апарат суду та його структурні підрозділи і цим Регламентом.
6.6. Порядок прийняття та звільнення працівників патронатної служби регулюється Положенням «Про помічника судді», Законами України «Про судоустрій і статус суддів», «Про державну службу». Судді самостійно здійснюють добір помічників. Помічник судді призначається на посаду керівником апарату суду за поданням судді на час виконання суддею повноважень судді.
6.7. Прийняття кандидатів на державну службу в апарат суду здійснюється відповідно до Закону України «Про державну службу» на конкурсній основі, крім випадків переведення державних службовців відповідно до законодавства про державну службу.
6.8. Прийняття на роботу працівників, що виконують функції з обслуговування та робітників здійснюється відповідно до Кодексу законів про працю України.
6.9. Проведення конкурсу на заміщення вакантних посад в апараті суду регламентується Порядком проведення конкурсу на заняття посад державної служби, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 25.03.2016 року № 246.
Порядок визначає процедуру проведення конкурсу на зайняття вакантної посади державної служби, метою якого є добір осіб, здатних професійно виконувати посадові обов’язки.
6.10. Рішення про оголошення конкурсу на зайняття вакантної посади державної служби приймається керівником апарату суду за наявності вакантної посади державного службовця.
Конкурс проводиться поетапно:
1) прийняття рішення про оголошення конкурсу;
2) оприлюднення оголошення про проведення конкурсу;
3) прийняття та розгляд інформації від осіб, які бажають взяти участь у конкурсі;
4) проведення тестування та визначення його результатів;
5) проведення співбесіди та визначення її результатів;
6) складення загального рейтингу кандидатів;
7) визначення переможця (переможців) конкурсу;
8) оприлюднення результатів конкурсу.
6.11. Наказ про оголошення конкурсу та умови його проведення не пізніше, ніж протягом наступного робочого дня, з дня підписання відповідного наказу розміщується головним спеціалістом по роботі з персоналом через особистий кабінет на Єдиному порталі вакансій державної служби. Після оприлюднення інформації про оголошення конкурсу на Єдиному порталі вакансій державної служби така інформація оприлюднюється на офіційному веб-сайті суду.
6.12. Для проведення відбору кандидатів на зайняття посад державної служби в апараті суду за наказом керівника апарату суду утворюється конкурсна комісія.
Конкурсна комісія утворюється у складі не менше п’яти осіб.
6.13. Рішенням конкурсної комісії визначаються кандидатури на зайняття посад державної служби, які набрали найбільшу загальну кількість балів за результатами складання загального рейтингу кандидатів (не більше трьох на одну посаду), для вибору керівником апарату суду переможця конкурсу.
Результатами конкурсу є визначення керівником апарату суду переможця (переможців) конкурсу.
6.14. Інформація про відсутність визначених конкурсною комісією кандидатур для розгляду керівником апарату суду з метою визначення переможця конкурсу, а також інформація про переможця конкурсу або про відсутність переможця конкурсу оприлюднюється на Єдиному порталі вакансій державної служби та на веб-сайті суду.
6.15. В наказі про призначення на посаду керівник апарату суду може встановити випробування з метою перевірки відповідності державного службовця займаній посаді із зазначенням його строку.
При призначенні особи на посаду державної служби вперше встановлення випробування є обов’язковим. Випробування при призначенні на посаду державної служби встановлюється строком до шести місяців.
6.16. У разі незгоди особи з рішенням про встановлення випробування вона вважається такою, що відмовилася від зайняття посади державної служби. У такому разі застосовується відкладене право другого за результатами конкурсу кандидата на зайняття вакантної посади державної служби. Якщо конкурсною комісією такого кандидата не визначено, проводиться повторний конкурс.
6.17. Якщо державний службовець у період випробування був відсутній на роботі у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, перебуванням у додатковій відпустці у зв’язку з навчанням або з інших поважних причин, строк випробування продовжується на відповідну кількість днів, протягом яких він фактично не виконував посадові обов’язки.
6.18. Керівник апарату має право звільнити державного службовця з посади до закінчення строку випробування у разі встановлення невідповідності державного службовця займаній посаді на підставі пункту 2 частини першої статті 87 Закону України «Про державну службу». Керівник апарату суду попереджає державного службовця про звільнення у письмовій формі не пізніш як за сім календарних днів із зазначенням підстав невідповідності займаній посаді.
6.19. У разі якщо строк випробування закінчився, а державного службовця не ознайомлено з наказом про його звільнення з посади державної служби, він вважається таким, що пройшов випробування.
6.20. З метою набуття працівником практичного досвіду, перевірки професійного рівня, ділових якостей особи, яка претендує на посаду працівника апарату суду, може проводитися стажування терміном до двох місяців у відповідному структурному підрозділі.
Для осіб, які претендують на посаду помічника судді може проводитися стажування з метою набуття ними практичного досвіду, перевірки професійного рівня і ділових якостей цих осіб, яке проводиться відповідно до Положення про стажування кандидатів на помічника судді Кременчуцького районного суду Полтавської області.
6.21. Особи, які вперше призначаються на посаду державного службовця, приймають Присягу державного службовця відповідно до статті 36 Закону України "Про державну службу".
Власноруч підписаний текст Присяги зберігається в особовій справі.
6.22. Державним службовцям, які займають посади державної служби категорії "В", присвоюються 6, 7, 8, 9 ранги.
Ранги державних службовців присвоюються одночасно з призначенням на посаду державної служби, а в разі встановлення випробування - після закінчення його строку. Державному службовцю, який вперше призначається на посаду державної служби, присвоюється найнижчий ранг у межах відповідної категорії посад.
6.23. Черговий ранг у межах відповідної категорії посад присвоюється державному службовцю через кожні три роки з урахуванням результатів оцінювання його службової діяльності.
6.24. Протягом строку застосування дисциплінарного стягнення, а також протягом шести місяців з дня отримання державним службовцем негативної оцінки за результатами оцінювання службової діяльності черговий ранг державному службовцю не присвоюється.
6.25. За особливі досягнення або за виконання особливо відповідальних завдань державному службовцю може бути достроково присвоєно черговий ранг.
6.26. Дострокове присвоєння чергового рангу може здійснюватися не раніше ніж через один рік після присвоєння попереднього рангу.
6.27. За сумлінну службу державному службовцю у зв’язку з виходом на пенсію присвоюється черговий ранг поза межами відповідної категорії посад.
6.28. У разі переходу на посаду нижчої категорії або звільнення з державної служби за державним службовцем зберігається раніше присвоєний йому ранг.
6.29. В особовій справі та трудовій книжці державного службовця робиться запис про присвоєння, зміну та позбавлення рангу державного службовця.
6.30. Суддям та працівникам апарату суду надаються щорічні основні та додаткові відпустки відповідно до чинного законодавства України.
6.31. Черговість надання щорічної відпустки суддям і працівникам суду визначається графіком, який складається головним спеціалістом по роботі з персоналом і затверджується головою суду та керівником апарату суду з урахуванням необхідності забезпечення нормальної роботи суду та сприятливих умов для відпочинку працівників. Графік відпусток складається та затверджується на кожен наступний календарний рік не пізніше 5 січня поточного року, і доводиться до відома суддів та працівників апарату суду. Конкретний період надання щорічної відпустки у межах, установлених графіком, узгоджується між безпосереднім керівником і працівником.
Графік є обов'язковим для працівників апарату суду. Зміна графіка допускається лише за згодою керівництва суду. Перенесення відпусток на інший час може мати місце у випадках, передбачених законодавством та за згодою сторін.
6.32. За рішенням голови суду (щодо суддів) чи керівника апарату суду (щодо працівників апарату суду), у разі службової необхідності судді, державні службовці і службовці апарату суду можуть бути відкликані із щорічної або додаткової відпустки, про що видається відповідний наказ.
6.33. Облік робочого часу працівників суду ведеться головним спеціалістом по роботі з персоналом шляхом складання табелю обліку робочого часу.
6.34. Результати службової діяльності державних службовців щороку підлягають оцінюванню для визначення якості виконання поставлених завдань, а також з метою прийняття рішення щодо преміювання, планування їхньої кар’єри, виявлення потреби у професійному навчанні.
Оцінювання результатів службової діяльності проводиться на підставі ключових показників, визначених з урахуванням посадових обов’язків державного службовця, а також дотримання ним загальних правил етичної поведінки та вимог законодавства у сфері запобігання корупції.
6.35. Оцінювання результатів службової діяльності державних службовців, здійснюється керівником апарату суду, а керівника апарату суду безпосередньо головою суду.
6.36. Висновок щодо результатів оцінювання службової діяльності затверджується наказом керівника апарату суду.
6.37. Для підвищення кваліфікаційного рівня суддів та працівників апарату суду організовуються та проводяться семінарські навчання і навчання з підвищення кваліфікації.
6.38. Основними видами підвищення кваліфікації є:
- навчання за професійними програмами підвищення кваліфікації державних службовців (системне підвищення кваліфікації);
- систематичне самостійне навчання (самоосвіта);
- тематичні навчання у професійній мережі «ФЕМІДА»;
- тематичні постійно діючі семінари та тематичні короткотермінові семінари.
6.39. Системне підвищення фахової кваліфікації суддів та працівників апарату суду здійснює Національна школа суддів України та її регіональні відділення.
6.40. Оформлення службових відряджень для суддів та працівників апарату суду здійснюється на підставі відповідного наказу. Підставою для підготовки наказу про службове відрядження є лист з інформацією про підстави відрядження та резолюція голови суду чи керівника апарату суду.
6.41. В наказі про відрядження зазначається назва населеного пункту, найменування підприємства, установи, організації, куди відряджається працівник, термін і мета відрядження.
6.42. На підставі наказу про відрядження, головним спеціалістом по роботі з персоналом видається посвідчення про відрядження, яке реєструється в журналі обліку видачі посвідчень про відрядження.
6.43. Особові справи в обов’язковому порядку ведуться на всіх працівників суду.
Особові справи суддів ведуться відповідно до Порядку
формування, ведення, обліку та зберігання особових справ суддів, затвердженого наказом Державної судової адміністрації України від 20.05.2016 № 97.
Особові справи державних службовців ведуться відповідно до Порядку
ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженого наказом Національного агентства України з питань державної служби від 22.03.2016 № 64.
Особові справи патронатної служби, працівників, які виконують функції з обслуговування та робітників ведуться відповідно до пункту 12 глави 2 розділу 4 Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5.
6.44. Ведення особових справ працівників суду здійснюється головним спеціалістом по роботі з персоналом.
7.1. Загальні положення:
7.1.1. Робота з документами здійснюється на підставі вимог Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, вимог ДСТУ 4163-2020 (Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів), Положення про автоматизовану систему документообігу суду та у відповідності до інших нормативно-правових актів України і внутрішніх Положень, розпоряджень адміністрації суду.
7.1.2. Робота із документами з грифом «для службового користування» покладається на працівників апарату суду, які мають право працювати з документами з грифом «для службового користування», та здійснюється з дотриманням вимог Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації в Кременчуцькому районному суді Полтавської області, що містять службову інформацію, затвердженої наказом голови суду від 22.08.2019 № 19/ОД, та вимог Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 № 814.
7.1.3. Відповідальність за стан та організаційне забезпечення діловодства в суді покладається на керівника апарату суду та його заступника. Контроль здійснює голова суду.
7.1.4. До основних видів роботи з документами належать:
- порядок опрацювання вхідної кореспонденції;
- порядок опрацювання та надсилання вихідних документів;
- передача та виконання документів;
- контроль за виконанням документів та строки їх виконання;
- порядок передачі процесуальних документів і судових справ для розгляду;
- оформлення організаційно-розпорядчих та внутрішніх документів суду;
- складання номенклатури справ суду.
7.2. Порядок опрацювання вхідної кореспонденції
7.2.1. Уся вхідна кореспонденція підлягає реєстрації в автоматизованій системі документообігу суду відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду.
Кожний вхідний документ реєструється в суді лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження.
У разі передачі документа з одного структурного підрозділу до іншого про це робиться відповідна відмітка в автоматизованій системі документообігу суду.
7.2.2. За зверненням особи, яка подала документ до суду, на першій сторінці наданої нею копії працівник апарату суду, який прийняв документ, проставляє під текстом (а в разі відсутності такої можливості – на іншому вільному місці) штамп суду із зазначенням дати (у разі необхідності – часу) отримання документа, своєї посади, прізвища та підпису і повертає копію особі.
7.2.3. Конверти (пакети), в яких надходять документи, приєднуються до одержаних документів. У разі одержання документів у пошкодженій упаковці або якщо при відкритті конверта (пакета) виявлено відсутність будь-якого документа чи додатка до нього, про це складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий додається до вхідних документів.
У разі надходження забруднених чи пошкоджених документів, зміст та реквізити яких неможливо встановити, працівниками канцелярії (у складі не менше трьох осіб) складається акт у двох примірниках, один примірник якого направляється відправнику разом із документами без їх реєстрації в автоматизованій системі документообігу суду.
7.2.4. Реєстрація процесуальних та непроцесуальних документів здійснюється шляхом внесення до автоматизованої системи документообігу суду інформації та даних, передбачених Положенням про автоматизовану систему документообігу суду та іншими нормативно-правовими актами.
У разі реєстрації непроцесуальних документів до автоматизованої системи документообігу суду вносяться дані про термін виконання, якщо такий установлено документом або законодавством.
Під час реєстрації документів, що надійшли у відповідь на звернення суду, робиться відповідне посилання на вихідний номер документа суду.
7.2.5. На першому аркуші вхідного документа в паперовій формі (у тому числі у разі роздрукування паперової копії вхідного електронного документа) у правому нижньому куті або вільному від тексту місці проставляється реєстраційна позначка (штамп), в якому зазначаються дата реєстрації, реєстраційний номер (та за необхідності – найменування суду) і підпис особи, яка здійснила реєстрацію документа, а в разі необхідності – і час подання документа.
7.2.6. Документи, що надійшли до суду, виносити за його межі категорично забороняється, крім направлення їх до іншого суду або іншого органу у випадках, визначених законом.
7.3. Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів
7.3.1. Уся вихідна кореспонденція суду приймається, перевіряється і відправляється електронною поштою, поштою, за допомогою системи «Електронний суд» чи за допомогою інших засобів, які забезпечують фіксацію повідомлення про відправлення, після її реєстрації в автоматизованій системі документообігу суду відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду.
7.3.2. Не допускається відправлення або передача документів без реєстрації в автоматизованій системі документообігу суду. Для кожного документа автоматично формується його вихідний номер.
Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, формується автоматично автоматизованою системою документообігу суду таким чином:
- у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням через правобічну похилу риску номера за порядком і через правобічну похилу риску - поточного року;
- у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали, із зазначенням через правобічну похилу риску номера за порядком у межах кожної номенклатури і через правобічну похилу риску - поточного року.
7.3.3. Вихідні процесуальні документи виготовляються згідно з вимогами державних стандартів.
7.3.4. Офіційне листування, яке не стосується провадження у судових справах, здійснюється між судами, Державною судовою адміністрацією України та її територіальними управліннями, підприємствами, установами та організаціями, створеними Державною судовою адміністрацією України, за допомогою електронної пошти з офіційних електронних адрес відповідних установ шляхом обміну електронними документами, скріпленими кваліфікованим електронним підписом.
7.4. Передача та виконання документів
7.4.1. Передача кореспонденції на розгляд керівництву суду забезпечується старшим секретарем суду та головним спеціалістом з інформаційних технологій невідкладно або наступного робочого дня, у разі надходження документів у неробочий час електронними засобами зв’язку.
7.4.2. Після вивчення документа керівництвом суду накладається резолюція, в якій міститься зміст рішення, прийнятого керівництвом суду щодо виконання документа, із зазначенням дати накладення резолюції, виконавця (виконавців), терміну виконання, прізвища та власного імені автора резолюції, а також його підпису.
7.4.3. Своєчасне доведення документів до виконавців забезпечує підрозділ канцелярії суду в особі старшого секретаря суду.
7.4.4. У разі покладення обов’язку виконання документа на кількох осіб відповідальним за виконання є особа, зазначена першою, якщо інше не зазначено в резолюції.
7.4.5. Відповідальній за виконання документу особі надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу. У разі відсутності цієї особи, за виконання документа відповідає особа, зазначена в резолюції наступною.
7.4.6. Передача документа від одного виконавця до іншого здійснюється виключно через відповідального працівника канцелярії суду за резолюцією керівництва суду із внесенням до автоматизованої системи документообігу суду відповідної відмітки.
7.4.7. Після розгляду головою суду чи керівником апарату суду з їх резолюцією документ опрацьовується відповідальним працівником канцелярії суду в автоматизованій системі документообігу суду, береться на контроль, після чого невідкладно передається безпосереднім виконавцям.
7.4.8. Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов'язаний передати усі невиконані документи іншому працівникові, визначеному керівником апарату суду, із внесенням до автоматизованої системи документообігу суду відповідної відмітки про передачу документів, які перебувають на контролі, іншому виконавцеві.
7.4.9. Співвиконавці подають пропозиції відповідальному виконавцю у вигляді службової записки.
Проєкт відповіді на виконаний документ візується виконавцем (співвиконавцями) із зазначенням посади (за потреби), власного імені і прізвища, дати та разом із документом, на який надається відповідь, передається на підпис керівництву суду.
7.4.10. У випадках, коли голова суду чи керівник апарату суду не погоджується з проєктом відповіді документа, проєкт разом із документом та зауваженнями до нього повертається виконавцеві для доопрацювання.
7.5. Контроль за виконанням документів. Строки виконання документів
7.5.1. Контроль за виконанням документів у суді здійснюється керівником апарату суду.
7.5.2. Контролю підлягають зареєстровані документи (крім процесуальних), якими встановлено завдання (міститься вимога, надано доручення).
7.5.3. Строки та контроль за виконанням процесуальних документів встановлюється відповідно до процесуального законодавства.
7.5.4. Перебіг строку виконання документа, взятого на контроль, починається з дня його реєстрації в автоматизованій системі документообігу суду. Строк виконання документа обчислюється в календарних днях, окрім випадків, передбачених законом.
Якщо закінчення строку виконання документа припадає на вихідний, святковий чи інший неробочий день, останнім днем строку є перший після нього робочий день. Строки виконання документів можуть зазначатися в тексті документа або резолюції.
7.5.5. Документи повинні бути виконані:
- без зазначення строку виконання - протягом 30 днів з дня реєстрації документа в автоматизованій системі документообігу суду;
- у разі накладення резолюції зі словом "Терміново" - протягом 3 днів з дня реєстрації документа в автоматизованій системі документообігу суду;
- у разі накладення резолюції зі словом "Негайно" або "Невідкладно" - протягом одного дня з дня накладення резолюції;
- укази, розпорядження, доручення Президента України - у строк, зазначений в акті. У разі не визначення строку в акті Президента України - протягом 30 календарних днів із дня набрання чинності актом;
- запит народного депутата України - не пізніше ніж у п'ятнадцятиденний строк з дня його надходження або в інший установлений Верховною Радою України строк. Депутатське звернення - протягом 10 днів з моменту його одержання. Строк розгляду депутатського запиту/звернення з урахуванням строку продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його надходження;
- постанова, висновок Колегії Рахункової палати - не пізніше 15 днів з дня реєстрації документа в автоматизованій системі документообігу суду;
- адвокатський запит - не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту. Строк розгляду адвокатського запиту може бути продовжено до двадцяти робочих днів з обґрунтуванням причин такого продовження.
7.5.6. Якщо виконання документу у зазначений строк є неможливим виконавець звертається з службовою запискою до голови суду чи керівника апарату суду про продовження строку виконання документа, не пізніше як за три робочі дні до закінчення строку його виконання, щодо документа в якому не зазначено строк – до закінчення 30-денного строку з дня його реєстрації в автоматизованій системі документообігу суду. У разі продовження строку виконання документа робиться відповідна відмітка в автоматизованій системі документообігу суду, де зазначається кінцева дата виконання документа.
7.5.7. Днем виконання контрольного документа (завдання) вважається день реєстрації у суді вихідних документів про виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованих установ і осіб або іншого підтвердження виконання.
7.5.8. Після виконання документа відповідальний працівник канцелярії суду робить відмітку у графі "Відмітка про виконання" реєстраційної картки документа в автоматизованій системі документообігу суду, де зазначає номер документа, підготовленого на виконання контрольного документа, після чого знімає документ із контролю в автоматизованій системі документообігу суду.
7.6. Порядок передачі процесуальних документів і судових справ для розгляду
7.6.1. Справи, скарги, інші передбачені процесуальним законодавством України процесуальні документи реєструються в автоматизованій систему документообігу суду у день надходження та опрацьовуються відповідальними працівниками канцелярії суду.
7.6.2. На кожен процесуальний документ, що може бути предметом судового розгляду та надійшов до суду вперше, старший секретар суду на підставі інформації, що міститься в реєстраційній картці, створює обліково-статистичну картку в КП «Д-3» та автоматично формує номер провадження у суді, який складається з індексу коду суду, номера судової справи за порядком у поточному році, рік реєстрації.
7.6.3. Кожній судовій справі (кримінальному провадженню) надається єдиний унікальний номер, який формується відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду.
7.6.4. Внесення інформації до обліково-статистичної картки здійснюється працівниками апарату суду відповідно до їх функціональних обов’язків.
7.6.5. Після завершення автоматизованого розподілу судових справ (матеріалів) формується та щодня роздруковується загальний реєстр автоматизовано розподілених судових справ та контрольний журнал судових справ і матеріалів, переданих для розгляду судді.
Справи передаються суддям для розгляду під підпис у загальному реєстрі автоматизовано розподілених судових справ та контрольному журналі судових справ і матеріалів, переданих для розгляду судді.
7.6.6. Повторний автоматизований розподіл судових справ здійснюється в порядку, встановленому Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, з урахуванням особливостей автоматизованого розподілу документів, визначених Засадами використання автоматизованої системи документообігу суду в Кременчуцькому районному суді Полтавської області, затверджених рішенням зборів суддів.
7.7. Оформлення організаційно-розпорядчих та внутрішніх документів суду
7.7.1. Суд здійснює свої функції та повноваження в межах своєї компетенції, визначеної Законом України «Про судоустрій і статус суддів».
7.7.2. Розпорядча діяльність в суді здійснюється головою суду та керівником апарату суду, які у межах своєї компетенції на основі і у відповідності до законодавства видають накази, розпорядження, доручення, затверджують положення, правила, інструкції, що є обов‘язковими до виконання усіма суддями та працівниками апарату суду.
7.7.3. Підготовка проєктів наказів, розпоряджень здійснюється головним спеціалістом по роботі з персоналом відповідно до чинного законодавства, Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України та ДСТУ 4163-2020 (Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів).
7.7.4. Наказ або інший розпорядчий документ суду набуває чинності з дня його підписання, якщо інше не встановлено самим документом.
7.7.5. Накази розподіляються за окремими групами:
1) з основної діяльності;
2) з кадрових питань (про прийняття, переведення, звільнення, заохочення тощо);
3) про надання відпусток;
4) з адміністративно-господарських питань (дисциплінарні стягнення, відрядження, виконання обов’язків тощо).
7.7.6. Усі накази та розпорядження реєструються в журналах реєстрації наказів і розпоряджень за відповідними категоріями.
7.7.7. Ознайомлення з наказами та розпорядженнями забезпечує головний спеціаліст по роботі з персоналом.
7.7.8. Скасування, зміна раніше виданих наказів, розпоряджень погоджується із відповідними посадовими особами суду з якими погоджувалися документи, що скасовуються чи змінюються. Зміни до наказів суду вносяться тільки наказами.
7.7.9. Положення про апарат суду розробляється керівником апарату суду на підставі Типового положення про апарат суду, затвердженого наказом Державної судової адміністрації України від 08.02.2019 № 131 і є відомчим нормативно – правовим актом, який затверджується рішенням зборів суддів та доводиться до відома працівникам апарату суду.
7.7.10. Положення про структурні підрозділи (відділи, сектори) апарату суду розробляються керівником апарату суду та затверджуються наказом голови суду.
7.7.11. В положеннях повинні бути визначені і конкретизовані головні завдання та функції апарату, підрозділу (відділу, сектору), права і відповідальність працівників, взаємовідносини з іншими підрозділами, службами, посадовими особами та суддями суду.
7.7.12. Положення переглядається у разі зміни назви або організаційної структури підрозділу, при доповненні завдань, функцій, прав, обов’язків, відповідальності працівників апарату суду та в інших випадках.
7.7.13. Посадові інструкції працівників апарату суду розробляються головним спеціалістом по роботі з персоналом виходячи з вимог, що ставляться до певної посадової особи та розподілу обов’язків між працівниками апарату суду відповідно до встановлених до законодавства вимог і затверджуються керівником апарату суду.
7.8. Складання номенклатури справ суду. Формування у справи непроцесуальних документів
7.8.1. Номенклатура справ складається для створення в суді єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом та видом, відбору документів та справ на державне зберігання.
7.8.2. Номенклатура справ суду затверджується головою суду після схвалення експертною комісією суду та погодження експертно-перевірною комісією державного архіву Полтавської області один раз на п’ять років або щороку в разі істотних змін у структурі, функціях та характері роботи суду і вводиться в дію з 01 січня наступного календарного року.
7.8.3. За складання та ведення номенклатури справ суду відповідає канцелярія суду та архіваріус суду.
7.8.4. Номенклатура справ суду складається у 4-х примірниках, кожен з яких повинен мати гриф погодження державного архіву Полтавської області. Перший (недоторканний) примірник номенклатури справ зберігається в канцелярії; другий використовується канцелярією як робочий; третій передається до архіву суду для контролю за формуванням справ; четвертий надсилається до державного архіву Полтавської області.
Структурні підрозділи апарату суду використовують у роботі витяги з відповідних розділів, затвердженої номенклатури справ суду.
7.8.5. Усі документи, що відносяться до діяльності суду формуються у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ суду.
7.8.6. Судові справи та управлінська документація з часу створення (надходження) і до передання їх в архів суду зберігаються за місцем формування справ згідно із затвердженою номенклатурою справ.
7.8.7. Формування і оформлення судових справ та організаційно-розпорядчої документації у суді здійснюється відповідно до наказу Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 № 814 «Про затвердження Інструкції з діловодства у місцевих та апеляційних судах України», наказу Державної судової адміністрації України від 07.12.2017 № 1087 «Про затвердження Переліку судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання», наказу Державної судової адміністрації України від 15.12.2011 № 168 «Про затвердження Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду».
8.1. При роботі зі зверненнями громадян суд керується Конституцією України, Законами України "Про звернення громадян", "Про інформацію", «Про захист персональних даних», «Про доступ до судових рішень», Указом Президента України «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, у медіа та іншими нормативно-правовими актами.
8.2. Суд організовує в установленому порядку розгляд звернень громадян (пропозицій, зауважень, заяв, клопотань, скарг).
Заступник керівника апарату суду забезпечує реалізацію державної політики з питань роботи зі зверненнями громадян, організацію роботи із запитами на публічну інформацію та надання відповідей у порядку та строки, визначені Законом України «Про доступ до публічної інформації».
Керівник апарату суду здійснює постійний особистий контроль за якістю, повнотою надання відповідей заявникам та за дотриманням строків їх розгляду.
8.3. Звернення громадян, що надійшли до суду поштою реєструються канцелярією суду, електронною поштою - головним спеціалістом з інформаційних технологій.
8.4. Порушені у зверненнях громадян питання розглядаються головою суду, керівником апарату суду в межах їх компетенції. Відповіді на звернення громадян готуються заступником керівника апарату суду або працівниками апарату суду, які визначаються резолюцією голови суду чи керівника апарату суду.
8.5. Особистий прийом громадян проводиться згідно з графіком, який затверджується наказом голови суду, розміщується на інформаційних стендах суду та веб-сторінці суду. Графік особистого прийому громадян містить інформацію про дні та години прийому.
Особистий прийом громадян та представників юридичних осіб ведеться головою суду, керівником апарату суду та його заступником.
8.6. Облік особистого прийому громадян керівництвом суду ведеться в Журналі особистого прийому громадян головою суду.
9.1. Організаційне забезпечення ведення аналітично-статистичної роботи в суді, встановлення єдиних підходів до розрахунку статистичних та якісних показників роботи суддів, методичне керівництво і контроль за дотриманням законодавчих та нормативно-правових актів щодо ведення судової статистики у суді здійснює керівник апарату суду.
9.2. Складання статистичної звітності покладається на секретарів суду, які складають звіти за допомогою автоматизованої системи документообігу суду. Керівник апарату суду своїм наказом може також визначити додаткових виконавців (субвиконавців), відповідальних за складання статистичних звітів.
9.3. У суді складаються квартальні, піврічні та річні статистичні звіти про роботу суду з розгляду кримінальних проваджень, цивільних, адміністративних справ та справ про адміністративні правопорушення.
9.4. Статистичні звіти складаються за формами, затвердженими наказами Державної судової адміністрації України.
9.5. Планові та позапланові аналізи, узагальнення роботи суду, за дорученням вищих судових органів, територіального управління Державної судової адміністрації України у Полтавській області, Полтавського апеляційного суду виконуються згідно резолюції голови суду чи керівника апарату суду відповідальними працівниками апарату суду відповідно до їх повноважень у визначені терміни.
9.6. Відповідальність за складання статистичних звітів покладається на старшого секретаря суду.
10. Порядок зберігання і використання печаток і штампів
10.1. Суд має печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням – гербову печатку.
Контроль за виготовленням, зберіганням та використанням печаток і штампів суду здійснює керівник апарату суду, який своїм наказом визначає відповідальних осіб суду за зберігання та використання печаток і штампів суду.
У суді, крім гербової печатки суду застосовуються:
10.2. Облік печаток і штампів ведеться у Журналі обліку печаток і штампів, який включено до номенклатури справ суду. Аркуші журналу нумеруються, прошиваються та підписуються керівником апарату суду із засвідченням відбитку гербової печатки суду.
10.3. Печатки і штампи повинні зберігатися в сейфах або металевих шафах. Бланки дозволяється зберігати у шафах, що надійно замикаються та опечатуються. Печатки, штампи, бланки суду передавати стороннім особам заборонено.
10.4. Відбитком гербової печатки суду засвідчуються: виконавчі документи суду; копії судових рішень, що підлягають виконанню, без видачі виконавчого документа; копії судових рішень, що набрали (не набрали) законної сили (за вимогою); акти про знищення речових доказів; ухвали про повернення судового збору; подання та клопотання про нагородження; трудові книжки, посвідчення; довідки про місце роботи та розмір заробітної плати; бухгалтерська та статистична звітність; договори підряду, оренди приміщень, про виконання робіт тощо; акти виконання робіт, акти звірки розрахунків; довіреності, журнали реєстрації довіреностей; листи, розрахунки щодо фінансових операцій; документи, що застосовуються у процесі виконання бюджету; подання про повернення помилково сплаченого судового збору; інші документи, на яких наявність відбитка гербової печатки суду передбачена нормативно-правовими актами. Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "М. П.".
10.5. Відбиток печатки в усіх реквізитах електронного документа, до складу яких він входить, замінюють електронною печаткою, що створюється відповідно до вимог Закону України "Про електронні довірчі послуги" та Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг".
10.6. Знищення печаток, штампів, бланків здійснюється за актом з відповідною відміткою про це в журналах обліку. Для знищення печаток і штампів керівником апарату суду утворюється комісія, в яку входять заступник керівника апарату суду, по одному представнику канцелярії суду та підрозділу, печатки та штампи якого знищуються. Комісія складає акт знищення печаток та штампів, у якому зазначається: кількість печаток та штампів, які знищуються; підстава знищення печаток та штампів (реорганізація органу чи структурного підрозділу, їх ліквідація, перейменування тощо); склад комісії із зазначенням прізвищ, власних імен та посад; дата і місце знищення печаток і штампів. Акт складається у двох примірниках, один з яких зберігається в канцелярії, другий - у підрозділі, печатки та штампи якого знищувалися. Печатки та штампи знищуються таким чином: металеві вироби - шляхом обпилювання двома перехресними лініями; гумові, каучукові деталі - розрізанням на малі не з’єднувані, не відновлювані частини; пластмасові - шляхом механічного розбивання на такі ж не з’єднувані, не відновлювані частини.
10.7. Перевірка наявності печаток, штампів і бланків, а також порядку їх зберігання та використання здійснюється спеціально утвореною комісією не рідше одного разу на рік та може проводитись одночасно з перевіркою стану діловодства. Про проведення перевірки робляться відмітки у відповідних журналах обліку. У разі порушення правил обліку, зберігання і використання печаток, штампів і бланків комісія проводить службове розслідування, результати якого оформлюються актом та доводяться до відома керівника апарату суду.
10.8. Про факти втрати печаток (крім гербової) або штампів негайно інформується керівник апарату суду, а при втраті гербової печатки суду - також керівництво Державної судової адміністрації України. За фактами втрати печаток і штампів проводиться службове розслідування (перевірка), яке (яка) призначається керівником апарату суду. Якщо за результатами службового розслідування (перевірки) місцезнаходження печатки не встановлено, таку печатку визнають недійсною, про що робиться відповідна відмітка в журналі, а також оприлюднюється відповідна інформація в засобах масової інформації.
11.1. Підготовка виконаних документів до подальшого зберігання та використання є завершеним етапом діловодства. Основним етапом впорядкування та зберігання виконаних документів – це створення умов для їх використання у довідковій роботі суду.
11.2. Підготовка документів для подальшого зберігання передбачає передачу справ до архіву суду і здійснюється відповідальними працівниками апарату суду.
11.3. Передавання судових справ та документації на зберігання здійснюється відповідно до Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 15.12.2011 №168.
11.4. Відповідальність за ведення архіву у суді покладено на архіваріуса суду.
Керівник апарату суду Ольга ДЕМИДЕНКО
_03_03.png)
